Coordonnateur de bureau
Nano One
Canada · Québec, Canada · Miami, FL, USA
Posted on May 9, 2025
SOMMAIRE DU POSTE:
Le Coordonnateur de bureau devra favoriser un environnement accueillant et positif pour tous les employés et visiteurs. Grâce à sa présence quotidienne au site, il sera en mesure d’avoir un impact positif sur l’expérience quotidienne de l’équipe en assurant le bon fonctionnement d’un environnement de travail. Il résoudra les problèmes grâce à sa débrouillardise ainsi qu’à ses excellentes compétences d’analyse et de communication. Sa nature proactive, sa capacité à établir des priorités et son souci du détail aideront à répondre aux besoins administratifs et opérationnels de l’équipe.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:
- Maintenir l’efficacité administrative du site de Candiac, incluant de répondre au téléphone, traiter le courrier et, être le premier point de contact pour les collègues et les visiteurs externes.
- Gérer les accès au site (cartes d’accès, tablette des inscriptions)
- Traduire des documents variés et présentations au besoin
- Collaborer avec divers fournisseurs et contracteurs (entretien ménager et d’équipement de bureau, location de vêtements de travail, etc.)
- Faire les achats appropriés, tout en contrôlant les coûts, pour les opérations courantes (fournitures de bureau, eau, café, etc.)
- Gérer les opérations des services administratifs (uniformes, papeterie, etc.)
- Assurer une attention particulière à l’uniformisation et à la justesse de l’information apparaissant aux documents pour préserver et communiquer l’image de la compagnie
- Contribuer à un environnement de travail et à une expérience employé positive
- Gérer certaines communications et rencontres visant tous les employés
- Assurer le bien-être des visiteurs en coordonnant et en planifiant leur séjour (de l’annonce aux employés, des achats requis, de la préparation des équipements de sécurité, de la propreté des lieux, etc.)
- Assurer la confidentialité des informations et documents confiés
- Gérer la carte de crédit administrative
- Assurer la transmission électronique des factures reçues par courrier ainsi que de différents états de compte
- Gérer certaines étapes lors de l’embauche ou du départ d’un employé (assignation du poste de travail, clés, fournitures de bureau, etc.)
- Coordonner certaines activités lors d’événements spéciaux
- Gérer les suivis de la Matrice de formation
- Gérer les formulaires de consentement des contracteurs
- Gérer les demandes et suivis de certaines formations par le biais du portail approprié
- Octroyer les formulaires requis aux employés pour l’achat des équipements de sécurité
- Préparer, au besoin, les réquisitions annuelles
- Assurer un soutien en lien avec la gestion documentaire
COMPÉTENCES:
- Au moins trois (3) années d’expérience dans un poste similaire
- Excellente communication verbale et écrite
- Excellentes habiletés de communication et de relations interpersonnelles
- Habiletés d’organisation et de gestion de temps remarquables
- Grande autonomie, proactivité et sens des priorités
- Niveau élevé de discrétion avec des informations sensibles et confidentielles
- Consciencieux, attentif possédant également un bon sens des responsabilités
- Orienté vers le service à la clientèle (interne et externe)
- Bilinguisme français et anglais (l’anglais est principalement requis pour faire la traduction des documents provenant de notre siège social en Colombie Britannique ou de toute source anglophone, ainsi que d’accueillir et veiller au bien-être de nos visiteurs anglophones)
- Compétences avancées avec la suite Microsoft (Office, Word, PowerPoint, Excel, Teams)
- Expérience en entreprise manufacturière (atout)
**Les candidats sélectionnés seront contactés au début juin**